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Damit eure Veranstaltung bei uns genauso wird, wie ihr sie euch vorstellt, klären wir einige Dinge am besten schon im Voraus. So vermeiden wir Chaos, schaffen Möglichkeiten und sorgen dafür, dass ihr eure Feier genießen könnt, ohne spontan 100000 Entscheidungen treffen zu müssen.
Jede Veranstaltung ist ein bisschen anders – und genau das mögen wir. Damit wir eure Wünsche bestmöglich umsetzen können, haben wir hier ein paar Dinge gesammelt, die für die gemeinsame Planung hilfreich sind.
Und falls ihr bei irgendetwas unsicher seid: Sprecht uns einfach an. Wir finden gemeinsam die passende Lösung.
Gerne vereinbaren wir mit euren externen Dienstleistern Vor-Ort-Termine zur Abstimmung, Auf- und Abbauzeiten sowie logistische Anforderungen.
Mit dem Datum eurer Veranstaltung sowie dem Namen auf eurem Angebot ist die Zurodnung bei der Kontaktaufnahme für uns am einfachsten.
Wie ihr eure Gäste platzieren möchtet, stimmen wir gemeinsam mit euch ab. Neben der Personenzahl spielen dabei auch die gewünschte Tischform, zusätzliche Bereiche und natürlich euer konkreter Sitzplan eine Rolle.
Wichtig: Eine mögliche Personenzahl für eine bestimmte Bestuhlungsform ist immer nur ein räumlicher Richtwert. Wenn wir euch zum Beispiel sagen, dass eine U-Form mit 55 Personen möglich ist, bedeutet das nicht automatisch, dass jeder beliebige Sitzplan mit 55 Personen in dieser Form umgesetzt werden kann.
Je nachdem, wer neben wem sitzen soll, wie sich eure Gäste auf die einzelnen Tischseiten verteilen oder wo beispielsweise Kinder und Personen mit besonderen Anforderungen sitzen sollen, kann eine andere Aufteilung notwendig sein.
Stimmt euren Sitzplan deshalb bitte immer mit uns ab, bevor ihr ihn final an eure Gäste kommuniziert oder beispielsweise Tischkarten vorbereitet. Wir schauen ihn uns gern vorher an und können euch direkt sagen, wenn an einer Stelle noch etwas angepasst werden sollte.
Bei der Raumplanung berücksichtigen wir außerdem gemeinsam mit euch alle zusätzlichen Bereiche wie Tanzfläche, DJ, Geschenketisch, Gästebuch, Fotobox, Torte, Candybar oder Stehtische.
Eure eigene Dekoration könnt ihr natürlich selbst mitbringen und aufbauen. Dafür vereinbaren wir vorab mit euch ein festes Zeitfenster.
Damit ihr beim Dekorieren nicht erst einmal unsere halbe Tischvorbereitung wieder abbauen müsst, möchten wir vorher außerdem wissen, wie weit wir die Tische für euch vorbereiten sollen.
Das ist besonders wichtig, wenn ihr beispielsweise Tischläufer, Girlanden oder andere Dekoration verwendet, die direkt auf dem Tisch platziert werden muss. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, dass wir zunächst nur die Tischdecken auflegen. Gläser, Wasserkühler, Servietten, Besteck und weitere Elemente würden euch sonst beim Dekorieren im Weg stehen und müssten erst heruntergenommen und anschließend wieder neu eingedeckt werden.
Sagt uns deshalb bitte vorab, was ihr selbst dekorieren möchtet und was bei Beginn eures Dekotermins bereits auf den Tischen stehen soll. Gemeinsam finden wir die sinnvollste Reihenfolge.
Grundsätzlich ist vorgesehen, dass ihr eure eigene Dekoration auch selbst aufbaut. Findet am Vortag noch eine andere Veranstaltung bei uns statt und habt ihr deshalb keine Möglichkeit, rechtzeitig selbst zu dekorieren, können wir das Aufstellen eurer eigenen Dekoration nach vorheriger Absprache übernehmen.
In diesem Fall vereinbaren wir eine Probedeko und halten gemeinsam fest, wie alles aussehen soll. Bei besonders aufwendiger Dekoration oder zusätzlichen Arbeiten wie dem Falten selbst mitgebrachter Servietten kann eine Dekopauschale anfallen, die wir natürlich vorher mit euch abstimmen.
Bitte gebt uns vor der Veranstaltung einen möglichst guten Überblick über euren geplanten Ablauf. Besonders wichtig sind für uns Programmpunkte, die Einfluss auf Küche, Service oder den Raum haben.
Dazu gehören zum Beispiel Reden, Präsentationen, Spiele, Hochzeitstanz, Überraschungsauftritte, Fotoshootings oder längere Programmpausen.
So können wir beispielsweise vermeiden, dass wir gerade das Buffet eröffnen möchten, während eine halbstündige Rede beginnt.
Auch Überraschungen dürft ihr uns natürlich verraten – wir können Geheimnisse für uns behalten.
Die gewünschte Buffetzeit stimmen wir im Rahmen der Detailplanung mit euch ab. Zu diesem Zeitpunkt sorgen wir dafür, dass alle Speisen frisch zubereitet und das Buffet vollständig für euch bereitsteht.
Die eigentliche Eröffnung des Buffets liegt bei euch als Veranstalter – wir entscheiden also nicht selbstständig, wann eure Gäste mit dem Essen beginnen. Plant bitte eine verantwortliche Person ein, die das Buffet zum passenden Zeitpunkt eröffnet bzw. uns kurz Bescheid gibt.
Wir empfehlen euch, das Buffet möglichst zeitnah zur vereinbarten Zeit zu eröffnen. Unsere Speisen werden frisch für euch zubereitet und entsprechend auf diese Uhrzeit abgestimmt. Natürlich können wir das Buffet warmhalten, trotzdem gilt ganz einfach: Je länger frisch zubereitete Speisen stehen, desto länger stehen sie. Für die beste Qualität sollte zwischen dem Bereitstellen und dem Beginn des Essens deshalb möglichst wenig Zeit liegen.
Sollte sich euer Ablauf am Veranstaltungstag verschieben, gebt unserem Service bitte so früh wie möglich Bescheid. Kleinere Verzögerungen lassen sich häufig gut auffangen – wissen wir rechtzeitig davon, können Küche und Service entsprechend reagieren.
Vegetarische und vegane Speisen sowie Allergien, Unverträglichkeiten oder andere vereinbarte Sonderkost klären wir ebenfalls rechtzeitig im Rahmen der Detailplanung.
Für Hochzeiten: Als Ansprechpartner für den Buffetstart könnt ihr beispielsweise eure Trauzeugin, euren Trauzeugen oder eine andere Vertrauensperson bestimmen. So müsst ihr euch am Tag selbst nicht darum kümmern.
Wann Kaffee ausgeschenkt wird, wann eure Getränkepauschale beginnt und wie die Tische vorbereitet sein sollen, stimmen wir während der Detailplanung gemeinsam mit euch ab.
Gebuchte Getränkepauschalen beginnen zur vereinbarten Uhrzeit. Die darin enthaltenen Getränke werden entsprechend ab diesem Zeitpunkt ausgegeben. Wasser, das nach Absprache bereits auf den Gästetischen eingesetzt wird, ist davon ausgenommen.
Habt ihr zusätzlich eine Kaffeepauschale gebucht, legen wir auch hierfür den gewünschten Beginn fest.
Außerdem besprechen wir mit euch, wie ihr euren Kaffee anbieten möchtet: direkt am Tisch oder als separate Kaffeestation bzw. Kaffeebuffet.
Davon hängt auch ab, ob wir Tassen, Untertassen, Kuchengabeln und Kaffeelöffel bereits auf den Tischen eindecken oder an einer separaten Station bereitstellen.
Eine Hochzeitstorte ist etwas Besonderes – und damit bei Anlieferung, Kühlung und Anschnitt alles reibungslos läuft, möchten wir die Details vorher einmal mit euch abstimmen.
Bitte klärt vorab mit uns:
Am einfachsten ist es, wenn ihr der Konditorei direkt unsere Kontaktdaten gebt. Dann können wir alle Fragen rund um Anlieferung, Kühlung und Aufbau direkt miteinander klären.
Wichtig zu wissen:
Das Handling eurer Hochzeitstorte bleibt vollständig bei euch, eurer Konditorei oder einer von euch bestimmten Person. Unser Service übernimmt nicht das Herausnehmen aus der Kühlung, Transportieren, Zusammensetzen, Dekorieren, Aufstellen, Umsetzen, Anschneiden oder Portionieren der Torte.
Bitte plant dafür unbedingt vorab eine verantwortliche Person ein.
Eigene Kuchen, Torten oder auch ein komplettes Kuchenbuffet könnt ihr nach vorheriger Absprache gern mitbringen.
Damit wir entsprechend planen können, benötigen wir vorab Informationen dazu, wann und in welchem Umfang der Kuchen angeliefert wird und ob Kühlmöglichkeiten benötigt werden.
Bitte beachtet: Unser Service übernimmt bei selbst mitgebrachtem Kuchen nicht das Auspacken, Bereitstellen, Schneiden, Portionieren, Anrichten oder Nachlegen. Auch der Aufbau und die Betreuung eines selbst mitgebrachten Kuchenbuffets liegen bei euch.
Plant deshalb bitte eine Person ein, die sich darum kümmert.
Geschirr, Kuchengabeln, Kaffeegedeck und Ähnliches stimmen wir natürlich gern im Rahmen eurer Detailplanung mit euch ab.
Möchtet ihr eigene Speisen mitbringen oder arbeitet ihr nach vorheriger Vereinbarung mit einem externen bzw. firmeneigenen Caterer, legen wir gemeinsam fest, welche Leistungen ihr von uns benötigt und welche euer Caterer selbst übernimmt.
Das können beispielsweise sein:
Wichtig: Die Bereitstellung von Geschirr und Besteck beinhaltet nicht automatisch Servicepersonal zum Abräumen, Nachlegen oder Betreuen eines externen Buffets.
Soll unser Team hierbei unterstützen, sprecht das bitte vorher mit uns ab. Dann können wir das benötigte Personal einplanen und die entsprechenden Personalkosten im Angebot berücksichtigen.
Auch hier könnt ihr eurem Caterer gern direkt unsere Kontaktdaten geben.
Unser regulärer Getränkeservice läuft über die Bar. Eure Gäste bestellen und erhalten ihre Getränke dort direkt bei unserem Servicepersonal.
Eine Bedienung der Gästetische mit Getränken ist nicht automatisch Bestandteil unserer Getränkepauschalen oder des regulären Service. Das bedeutet auch, dass unser Team nicht fortlaufend Getränkebestellungen am Tisch aufnimmt oder einzelne Getränke an die Plätze bringt.
Natürlich kümmern wir uns trotzdem darum, dass der Getränkeausschank an der Bar reibungslos läuft. Vereinbartes Tischwasser kann von uns vor Veranstaltungsbeginn auf den Tischen eingesetzt und entsprechend eurer Absprache vorbereitet werden.
Möchtet ihr für eure Veranstaltung ausdrücklich Tischbedienung, sprecht uns bitte sehr rechtzeitig vorher darauf an. Dafür benötigen wir zusätzliches Servicepersonal, das entsprechend eingeplant und separat gebucht werden muss.
So können wir von Anfang an mit der passenden Personalstärke für eure gewünschte Art des Services planen.
DJ, Band, Floristik, Konditorei, Fotobox, Fotograf, Technik, Künstler & Co. beziehen wir natürlich gern in eure Planung mit ein.
Bitte schickt uns rechtzeitig:
Benötigt jemand beispielsweise Strom, Wasser, Kühlung, Arbeitsfläche, Tische oder einen bestimmten Zugang, müssen wir das vorher wissen.
Ihr müsst dabei aber nicht den Vermittler spielen: Gebt euren Dienstleistern gern einfach unsere Kontaktdaten weiter. Sie können sich mit ihren Anforderungen direkt bei uns melden und wir klären die organisatorischen Details miteinander.
Alle Anlieferungs-, Auf- und Abbauzeiten müssen vorab mit uns abgestimmt werden.
Geschenketisch, Gästebuch, Kartenbox oder andere persönliche Bereiche berücksichtigen wir gern direkt bei unserer gemeinsamen Raumplanung.
Geschenke, Geldgeschenke, Wertsachen, Dekoration und persönliche Gegenstände bleiben allerdings während der gesamten Veranstaltung in eurer Verantwortung. Wir übernehmen dafür keine Verwahrung oder Haftung.
Das gilt auch für Gegenstände, die nach Veranstaltungsende bei uns zurückbleiben und beispielsweise erst am nächsten Tag abgeholt werden.
Geldgeschenke, Wertsachen und andere wertvolle persönliche Gegenstände solltet ihr deshalb am Ende der Veranstaltung immer direkt mitnehmen.
Für Dekoration und andere Dinge, die nach vorheriger Absprache bei uns bleiben dürfen, vereinbaren wir gerne im vorhinein einen festen Abholzeitraum mit euch.
Benötigt ihr für eure Veranstaltung Technik von uns, stimmt diese bitte im Rahmen der Detailplanung mit uns ab. Dazu gehören beispielsweise Beamer, Leinwand, Mikrofone, Whiteboard, Rednerpult oder weitere technische Ausstattung.
Bringt ihr einen eigenen Laptop oder andere Geräte mit, prüft bitte vorher, welche Anschlüsse bzw. Adapter benötigt werden. Bei wichtigen Präsentationen empfehlen wir außerdem, die Technik vor Veranstaltungsbeginn einmal zu testen.
Habt ihr einen DJ, eine Band oder externe Veranstaltungstechnik gebucht, schickt uns gern die Kontaktdaten oder gebt dem jeweiligen Dienstleister direkt unsere Kontaktdaten weiter. Technische Anforderungen, benötigte Anschlüsse, Strombedarf sowie Aufbau- und Soundcheckzeiten klären wir am liebsten direkt miteinander.
Auch bei eigener Musik oder besonderen musikalischen Programmpunkten hilft es uns, vorher zu wissen, was ihr plant und wann es stattfinden soll.
Natürlich sollen sich auch die kleinen Gäste und Gäste mit besonderen Anforderungen bei uns wohlfühlen.
Teilt uns deshalb bitte rechtzeitig mit, wie viele Kinder bei eurer Veranstaltung dabei sind und wie viele Hochstühle benötigt werden. Gerade bei der Bestuhlung berücksichtigen wir das am besten direkt von Anfang an.
Gibt es Rollstuhlfahrer, Gäste mit eingeschränkter Mobilität oder andere Besonderheiten, die wir bei Zugang, Sitzplatz, Raumaufteilung oder Ablauf berücksichtigen sollten, gebt uns ebenfalls vorher Bescheid.
Je früher wir davon wissen, desto besser können wir alles vorbereiten und gemeinsam mit euch eine passende Lösung finden.
Gerade bei größeren Feiern, Firmenveranstaltungen, Tagungen oder Veranstaltungen mit mehreren Bereichen kann ein kleiner Empfangs- oder Anmeldebereich sinnvoll sein.
Benötigt ihr dafür Tische, Stühle, Aufsteller oder einen bestimmten Platz im Eingangsbereich, berücksichtigen wir das gern bei der Raumplanung. Auch eigene Banner, Roll-ups, Wegweiser, Sitzpläne oder andere Beschilderungen könnt ihr nach vorheriger Absprache mitbringen.
Bitte sagt uns außerdem Bescheid, wenn eure Gäste auf verschiedene Räume oder Workshops verteilt werden sollen, damit wir die Wege und benötigte Beschilderung gemeinsam sinnvoll planen können.
Wichtig: Wenn wir euch einen Empfangs- oder Registrierungstisch bereitstellen, beinhaltet das nicht automatisch die personelle Betreuung durch unser Team. Möchtet ihr, dass wir bestimmte Aufgaben beim Gästeempfang übernehmen, muss das vorher mit uns abgestimmt und entsprechend eingeplant werden.
Für Jacken und Mäntel stehen euch unsere vorgesehenen Garderobenmöglichkeiten zur Verfügung.
Bitte berücksichtigt dabei, dass es sich grundsätzlich um eine unbetreute Garderobe handelt. Unser Service nimmt Jacken nicht persönlich entgegen, gibt keine Garderobenmarken aus und übernimmt keine Verwahrung der dort abgelegten Gegenstände.
Solltet ihr für eure Veranstaltung eine betreute Garderobe wünschen, sprecht uns bitte frühzeitig darauf an. Dann prüfen wir, ob wir dafür zusätzliches Personal einplanen können und welche Kosten dafür entstehen.
Für Wertsachen und persönliche Gegenstände empfehlen wir grundsätzlich, diese nicht unbeaufsichtigt an der Garderobe zurückzulassen.
Damit sich verschiedene Veranstaltungen und Dienstleister nicht gegenseitig in die Quere kommen, vereinbaren wir für Aufbau, Dekoration, Anlieferungen und Abholung immer feste Zeitfenster.
Das gilt sowohl für euch selbst als auch für externe Dienstleister.
Bitte geht deshalb nicht automatisch davon aus, dass der Raum beispielsweise den gesamten Vortag oder Morgen zur Verfügung steht. Wir schauen gemeinsam, was an eurem Termin möglich ist, und reservieren dafür einen konkreten Zeitraum.
Auch für Gegenstände oder Dekoration, die nach der Veranstaltung bei uns bleiben, vereinbaren wir vorab einen Abholtermin.
Auch das Ende eurer Veranstaltung gehört für uns zur gemeinsamen Planung. Deshalb stimmen wir vorher mit euch ab, wann eure Veranstaltung endet, wann gegebenenfalls die Getränkepauschale ausläuft und was anschließend noch passieren soll.
Bitte berücksichtigt dabei auch eure externen Dienstleister: Wann baut der DJ ab? Wann wird die Fotobox abgeholt? Was nimmt die Floristik wieder mit? Welche Dekoration nehmt ihr direkt mit und was soll nach vorheriger Absprache zunächst bei uns bleiben?
Für Dinge, die nicht direkt am Veranstaltungsabend mitgenommen werden, vereinbaren wir mit euch einen festen Abholzeitraum.
So ist auch am Ende des Abends klar geregelt, wer sich noch um was kümmert – und niemand muss nachts spontan überlegen, was mit Fotobox, Blumen, Geschenken oder zehn Kisten Dekoration passiert.
Dass sich während der Planung noch etwas verändert, ist völlig normal. Eine andere Personenanzahl, zusätzliche Technik, noch ein paar Stehtische oder eine neue Idee für den Ablauf – gebt uns einfach Bescheid, sobald sich bei euch etwas ändert.
Wir schauen dann gern gemeinsam mit euch, was möglich ist und wie wir eure Wünsche am besten umsetzen können.
Bitte habt nur im Hinterkopf, dass zusätzliche oder nachträglich geänderte Leistungen auch zusätzliche Kosten verursachen können. Das betrifft zum Beispiel zusätzlich benötigtes Servicepersonal, Technik, aufwendigere Dekoration, weitere Ausstattung, zusätzliche Auf- und Abbauleistungen oder eine Verlängerung der vereinbarten Veranstaltungszeit.
Solche Leistungen sind nicht automatisch im ursprünglichen Angebot enthalten. Entstehen durch eure Änderungen zusätzliche Kosten, stimmen wir diese natürlich vorher mit euch ab.
Je näher eure Veranstaltung rückt, desto stärker laufen bei uns außerdem bereits Bestellungen, Personalplanung und Vorbereitungen. Kurzfristige Änderungen können wir deshalb nur noch berücksichtigen, wenn sie organisatorisch umsetzbar sind.
Es gibt keine dummen Fragen und für fast alles eine Lösung. Wenn euch während der Planung noch etwas einfällt, sich etwas ändert oder ihr eine Idee habt, bei der ihr nicht wisst, ob sie bei uns möglich ist: Meldet euch einfach.
Wir klären die Details lieber vorher gemeinsam, damit ihr euch am Veranstaltungstag um möglichst wenig kümmern müsst.
Ihr feiert. Wir kümmern uns um den Rest.
Bei der Detailplanung kommt einiges zusammen – und ihr müsst euch da nicht allein durchkämpfen. Wenn ihr merkt, dass noch Dinge unklar sind, ihr euch bei der Raumaufteilung oder beim Ablauf unsicher seid oder euch die Planung gerade einfach zu kompliziert erscheint, vereinbart super gerne noch einmal einen Termin vor Ort mit uns.
Dann gehen wir alles gemeinsam in Ruhe durch, schauen uns die Räume direkt an und klären offene Punkte dort, wo sie sich meistens am einfachsten beantworten lassen.
Lieber einmal mehr zusammensetzen, als am Veranstaltungstag improvisieren müssen.
